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Newsletter Versand<br> <span>Frequenz und Zeitpunkt</span>
// Kapitel 06

Newsletter Versand
Frequenz und Zeitpunkt

Noch bevor Sie den Versand starten können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Newsletter auf Herz und Nieren geprüft haben. Nichts ist schlimmer, als ein Newsletter, der nicht funktioniert, ganz egal ob die Darstellung hakt oder die Verlinkungen nicht funktionieren.

Testen Sie Ihren Newsletter

Funktioniert Ihr Abmelde-Link? Werden alle Bilder im Newsletter korrekt dargestellt? Funktionieren alle Verlinkungen? Dies sind nur einige Fragen die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihren Newsletter testen. Hier finden Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten:

  • Personalisierung: Prüfen Sie, ob Ihr Platzhalter ordnungsgemäß funktioniert. Nichts wäre fataler, als wenn Ihr Abonnent nicht mit seinem korrekten Namen angesprochen wird. Um sicher zu gehen, dass wirklich jeder Abonnent angesprochen wird, empfiehlt es sich eine Fallback-Lösung zu hinterlegen. Diese stellt auch dann eine Ansprache sicher, obwohl Ihr Abonnent seinen Namen nicht hinterlegt hat.
  • Mobile Vorschau: Mehr als 50% der Leser lesen E-Mails auf einem mobilen Endgerät. Stellen Sie durch gezielte Tests sicher, dass Ihr Mailing auch mobil einwandfrei funktioniert.
  • Darstellungsanalyse: Outlook, Yahoo oder Gmail? Testen Sie die Performance Ihres Newsletters in verschiedenen E-Mail-Clients. So gewährleisten Sie, unabhängig mit welchen E-Mail-Programm ihr Leser arbeitet, dass Ihr Mailing immer korrekt dargestellt wird.
  • Linktest: Newsletter beinhalten weiterführende Links zu Produkten, Blogs und Landingpages. Testen Sie, ob alle Ihre Links funktionieren.
  • Phishing Test: Vermeiden Sie Spam, indem Sie Phishing oder ungültige Links aus Ihrem Mailing entfernen. Damit Sie sicherstellen, dass alle Links korrekt funktionieren, können Sie entweder das Mailing vor dem Versand selbst manuell „durchklicken“ oder Sie nutzen einen automatischen Linktest.

Nachdem Sie alle Tests erfolgreich durchgeführt haben können Sie sich dem nächsten Punkt widmen, dem Versandzeitpunkt.

Der optimale Versandzeitpunkt

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Natürlich können Sie Ihren Newsletter einfach versenden, sobald er fertiggestellt ist. Aber richtiges E-Mail-Marketing geht anders. Optimieren Sie Ihren Versandzeitpunkt und passen Sie ihn auf Ihren Empfängerkreis an. Ein großer Vorteil bei der Planung Ihrer E-Mails ist, dass Sie diese zu einem Zeitpunkt versenden können, zu dem Ihre Abonnenten diese am wahrscheinlichsten öffnen.

Um den besten Tag und die beste Zeit für das Senden Ihrer E-Mails zu ermitteln, sollten Sie zunächst die durchschnittlichen optimalen Sendezeiten für Ihre Branche ermitteln. Dies ist ein guter Ausgangspunkt, da es Ihnen hilft, ein Gefühl dafür zu bekommen, wann eine Zielgruppe, die Ihrer ähnelt, auf E-Mails anspricht.

Kunden im Geschäftsbereich werden einen Newsletter tendenziell in ihren Bürozeiten lesen, während Endkunden hingegen bevorzugt am Abend und am Wochenende lesen. Zwar sind diese Parameter nicht in Stein gemeißelt, aber als grobe Orientierung dienen sie allemal. Grundsätzlich gilt aber: Der optimale Versandzeitpunkt steht immer in Abhängigkeit Ihres Publikums.

Richtiges Timing wirkt sich auf
alle Kennzahlen positiv aus!

Analysieren Sie ihre Zielgruppe! Wann könnte diese online sein? Richtet sich Ihr Newsletter an B2B oder B2C Kunden? Fragen wie diese sollten Sie vor dem Versand berücksichtigen. Sofern Sie die Ressourcen dafür zur Verfügung haben und Ihre Kontaktliste groß genug ist, sollten Sie Ihre ersten Newsletter über 7 Tage gesplittet versenden und danach ausführlich auswerten, welcher Versandtag sich am besten eignet.

Nachdem Sie den perfekten Versandtag herausgefunden haben, können Sie die Versandzeit in Angriff nehmen. Öffnet Ihr Empfängerkreis eher vormittags oder nachmittags die E-Mails, treten Klicks vermehrt am Abend auf oder zur Mittagszeit? Hundertprozentig genau lässt sich das leider meistens nicht festlegen, in diesem Fall kann es von großem Vorteil sein, wenn Ihr E-Mail-Marketing Tool einen zeitgestreckten Versand anbietet. Damit können Sie Ihren Versand über mehrere Stunden, manchmal auch Tage, strecken und das Tool übernimmt die Analyse und versendet den Newsletter eigenständig und individuell an die einzelnen Kontakte, zu deren bevorzugten Öffnungs- und Klickzeit.

Wenn Sie Ihren Versandzeitpunkt optimiert haben, sollten Sie darauf achten, einen konsistenten Zeitplan für das Senden von E-Mails einzuhalten (z. B. jeden Montag oder jeden zweiten Donnerstag). Dadurch erhalten Ihre Abonnenten eine Vorstellung davon, wann sie Inhalte von Ihnen zu erwarten haben und Sie steigern Ihre Vertrauenswürdigkeit.

Versandfrequenz

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Der erste Versand ist geschafft, doch wann den nächsten versenden? Grundsätzlich gilt: Versenden Sie dann, wenn Sie auch wirklich etwas zu sagen haben. Ihre Abonnenten wollen immerhin relevante Informationen.

Die Versandfrequenz richtet sich nach der Fülle Ihres Contents. Sind Sie beispielsweise ein Shop-Betreiber und haben regelmäßig neue Produkte und Angebote, macht der Versand einmal in der Woche durchaus Sinn. Haben Sie in Ihrem Unternehmen keine ausreichenden Ressourcen, ist es ratsam einen Versand alle 14 Tage oder einmal im Monat anzustreben.

Zudem bietet sich neben der periodischen Versendungsfrequenz auch die Möglichkeit, auf variable oder anlassbezogene Versendungen zurückzugreifen. Beispielsweise lassen sich durch eine variable Versendungsfrequenz, verschiedene Abonnentengruppen unterschiedlich oft bespielen. So könnte beispielsweise ein Adresspool, der aus Gewinnspielen generiert wurde, häufiger mit Newsletteraktionen beschickt werden als andere. Geburtstag, Jubiläum und Gutscheinangebote hingegen sind Sondernewsletter und werden häufig als Ergänzung zu regelmäßigen Aussendungen verwendet.

Beobachten Sie auch, wie sich Ihre Abmeldungen entwickeln und ob Beschwerden in Ihrem Posteingang landen. Möglicherweise müssen Sie dann die Versandfrequenz etwas herunternehmen, denn das Letzte was Sie wollen ist Ihre Abonnenten mit einer zu vielen Newsletter zu nerven und zu verärgern.