Newsletter Tools<br> <span>Unsere Checkliste</span>
// Kapitel 07

Newsletter Tools
Unsere Checkliste

Um professionelles E-Mail-Marketing zu betreiben, brauchen Sie ein starkes E-Mail-Marketing Tool, das Ihnen eine breite Anzahl von Features und Auswertungsmöglichkeiten bietet. Auf dem Markt gibt es momentan eine große Spannbreite an unterschiedlichen Tools für den Versand von Newslettern. Begonnen bei kleineren Tools, die sich meist nur auf das einfache Versenden von Newslettern konzentrieren, bis hin zu den Allroundern mit verschiedenen Möglichkeiten zur Automation, Auswertung und Segmentierung, sowie Filterung der Kontakte. Hier erfahren Sie worauf es ankommt und worauf Sie achten müssen, wenn Sie ein Tool für sich wählen.

Am Anfang von erfolgreichen E-Mail-Marketing
steht ein starkes Tool

Zuerst müssen Sie entscheiden, wie und wo Sie auf Ihr Tool zugreifen möchten. Viele Programme können einfach über den Browser bedient werden, andere müssen erst lokal auf Ihrem Rechner installiert werden. Wenn Sie ungebunden arbeiten wollen und möglicherweise auch mal von extern auf Ihre Kampagnen zugreifen müssen, bietet sich ein Tool an, das über den Browser bedienbar ist.

Datenaustausch

Bevor Sie mit dem Newsletterversand starten können, benötigen Sie natürlich eine Empfängerliste und einen möglichst großen Datenstamm. Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Anmeldefunktion über Ihr E-Mail-Marketing Tool abdecken können und die Daten mit Ihrem System abgeglichen werden. So sparen Sie sich aufwendiges Abgleichen und Hochladen verschiedener Listen, bei denen Sie schlimmstenfalls einen Datenverlust riskieren und Ihre Empfängerliste ist immer aktuell.

Die Anmeldefunktion kann über verschiedene Schnittstellen funktionieren. Die einfachste Version ist hier ein Formular, das Ihnen vom Tool bereitgestellt wird und welches nur noch auf Ihrer Webseite integriert werden muss.

Eine weitere Option ist ein Plugin, welches mit Ihrem CMS oder Shopsystem verbunden werden kann. So können Sie eine schon vorhandene Anmeldung einfach weiternutzen und die Daten werden automatisch aktuell gehalten. Leider gibt es nicht für alle Systeme immer ein Plugin und manchmal sind diese auch mit Extrakosten verbunden. Fragen Sie hier beim Anbieter des E-Mail Tools nach, ob ein Plugin für Ihre Anforderungen existiert, was dieses kann und was es kostet.

Eine weitere Möglichkeit ist, die Daten über eine API-Schnittstelle abzugleichen. Hier können Sie uneingeschränkt viele Daten automatisch hochladen und sich Ihren Datenstamm ganz nach Ihren Bedarf erstellen. Für dieses Vorgehen werden allerdings Entwicklerkenntnisse benötigt.

Bestenfalls verfügt Ihr Tool über alle 3 Möglichkeiten des Datenaustausches, wenigstens aber über die Möglichkeit zu Erstellung von Anmeldeformularen. So können Sie den Anmeldeprozess abbilden und rechtssicher protokollieren.

Template-Erstellung

Nach dem Datenaustausch benötigen Sie verschiedene Templates für DOI-Mailings, Willkommenskampagne und natürlich auch den Newsletter. Bei vielen Tools können Sie die Erstellung der Templates über sogenannte Visual Content Editoren vornehmen. Hierfür benötigen Sie keine Programmierkenntnisse und versenden nach der Bearbeitung ein sauberes HTML-Template. Andere Tools erwarten die Eingabe von HTML-Code und gute Programmierkenntnisse sind Vorrausetzung um einen ordentlichen Newsletter zu versenden. Eine weitere Möglichkeit ist es, dass Ihnen von den Mitarbeitern Ihres Newslettertools bestimmte dynamische Content Bereiche Ihres Newsletters erstellt werden und Sie können diese dann nach Belieben in den Newsletter einsetzen und den Inhalt bearbeiten.

Template-Erstellung

Template-Erstellung

Die Entscheidung, welchen Erstellungsweg Sie bevorzugen, hängt von Ihren Vorlieben und auch Kenntnissen ab. Bestenfalls verfügt Ihr Tool über alle 3 Möglichkeiten und Sie müssen sich nicht vorab entscheiden. Viele Tools bieten auch eine Testversion an, sodass Sie das Handling der Template-Erstellung schon vorher testen können.

Manche Tools bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit an die Inhalte Ihrer Newsletter automatisch zu befüllen über einen RSS oder XML-Feed oder über ein mit Ihrem Shopsystem verbundenes Plugin. Dies kann Ihren Arbeitsaufwand für die Erstellung der Newsletter maßgeblich reduzieren.

Versandspezifikationen

Auch bei den Versandeinstellungen können sich die Tools mitunter stark unterscheiden. Die einfache Variante ist einfach auf einen Knopf zu drücken und los geht es.

Komplexere Programme bieten hier die Möglichkeit den Versand über mehrere Stunden oder sogar Tage zu strecken. Das bietet den Vorteil, dass Ihr Empfänger den Newsletter zu seiner bevorzugten Zeit erhält. In der Zeit vom mobilen Internet ist das ein großer Vorteil. Der eine liest auf dem Arbeitsweg in Bus und Bahn seine E-Mails, der andere lieber auf der Couch am Abend. Wie erreichen Sie nun beide zur richtigen Zeit? Mit dem richtigen Newslettertool können Sie den Versand einfach über einen bestimmten Zeitraum strecken und das Tool übernimmt die Zustellung anhand Öffnungsstatistiken und Klickraten zum bestmöglichen Zeitpunkt.

Verteilung der Öffnungszeiten im B2C-Bereich

Verteilung der Öffnungszeiten im B2C-Bereich

Verteilung der Öffnungszeiten im B2B-Bereich

Verteilung der Öffnungszeiten im B2B-Bereich

Um unterschiedliche Templates und Betreffe und auch Versandtage zu Testen ist es von großen Vorteil, wenn Ihr Tool die Möglichkeit anbietet die Versendungen zu splitten und auszuwerten. So können Sie Ihren Newsletter immer wieder optimieren und verbessern, um ihn perfekt auf Ihre Empfängergruppe zuzuschneiden.

Kontaktlistenhandling

Um richtiges E-Mail-Marketing zu betreiben ist es wichtig, Kontakte zu segmentieren und verschiedene Filter anlegen zu können.

Bei einfachen Tools können Sie maximal verschiedene Listen importieren und beschicken, komplexere Tools bieten Ihnen die Möglichkeit direkt im Tool Kontakte aufgrund unterschiedlicher Kontaktfelder zu filtern. Die Creme-de-la-Creme unter den E-Mail-Marketing Tools lässt Sie Kontakte aufgrund Ihres Klick- und Öffnungsverhaltens in verschiedene Gruppen unterteilen und beschicken. Dies ist vor allem bei Triggermailings und Automationskampagnen von Vorteil, kann aber auch schon bei einfachen Remindermailings wichtig werden.

Erreichen Sie immer
die richtigen Kontakte

Marketing-Automationen und Triggermailings

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Um über den normalen Newsletterversand herauszuwachsen, kommt man über den Versand von Triggermailings nicht herum. Hier können Kunden spezifisch mit Produkten beschickt werden, für die sie sich interessieren. Somit können Streuverluste reduziert und Umsätze gesteigert werden. Auch wenn Sie am Anfang nicht vorhaben solche großen Kampagnen zu fahren und erstmal klein beginnen möchten, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Tool diese Möglichkeit anbietet, denn wenn Sie wachsen und Ihr E-Mail-Marketing erweitern wollen, ist ein Umzug in ein anderes Tool, welches Ihnen mehr Möglichkeiten bietet, immer ein erheblicher Mehraufwand.

Marketing-Automation

Marketing-Automation

Marketing-Automationen sind ein weiteres Bonbon, auf das Sie nicht verzichten sollten. Von der einfachen Willkommenskampagne bis hin zur komplexen Leadgenerierungsstrecke kann hier alles abgebildet werden.

Reporting

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Nachdem Sie Ihre Mailings erfolgreich angelegt und Kontakte gefiltert haben, kommt einer der wichtigsten Punkt im Marketing: das Reporting und die Auswertung. Hier hilft viel tatsächlich auch viel, denn umso umfangreicher Sie Ihre Newsletter auswerten können und Ihre Empfängerliste kennen, desto besser können Sie weitere Newsletter und Kampagnen zielgerichtet erstellen.

Einfache E-Mail-Marketing Tools geben Ihnen lediglich eine kleine Übersicht zu Öffnungs- und Klickzahlen, sowie Abmeldern und Bouncern.

Reporting

Reporting

Komplexe E-Mail-Marketing Tools wie Maileon, Mailingwork oder Inxmail geben Ihnen die Möglichkeit verschiedene Mailings zu vergleichen und stellen selbstständig Statistiken zum Öffnungs- und Klickverhalten Ihrer Empfänger auf. Auch den Kontaktbestand können einige Tools analysieren und geben zum Bespiel Aufschluss über verwendete Geräte und Clients.

Reporting

Reporting

Reporting - Schlüsselwörter

Reporting – Schlüsselwörter

Reporting User-Metriken

Reporting User-Metriken

Reporting - Betriebssysteme

Reporting – Betriebssysteme

Grundlegendes

Nun kennen Sie die Hauptpfeiler der Funktionalitäten, die Ihr Tool beinhalten sollte, doch wie sieht es eigentlich mit der Betreiberfirma Ihres Tools aus? Hier können wir Ihnen auch einige Tipps geben, auf die Sie achten sollten.

Zuerst kann man natürlich sagen, dass eine langjährige Erfahrung im E-Mail-Marketing von großem Vorteil ist. Hier konnten schon hinreichend viele Erfahrungen gesammelt und das Tool verbessert und ausgebaut werden.

Ein eigenes Entwicklungsteam in der Firma garantiert leistungsstarke und zuverlässige Lösungen, die auch individuelle Ansprüche schnell erfüllen können. Außerdem ist ein Expertenteam zur Unterstützung bei der Erstellung von Kampagnen sowie ein umfangreicher Support von großer Bedeutung.

Beim Support sollten Sie ebenfalls darauf achten, wo die Firma Ihrer Tools niedergelassen ist und in welcher Sprache der Support verfügbar ist. Auch in Hinblick auf Datenschutz und Rechtsbestimmungen sollten Sie bestenfalls mit einer Firma im gleichen Land zusammenarbeiten um die rechtlichen Anforderungen beim Newsletterversand zu erfüllen.

Checkliste Newsletter-Tool

Hier noch mal zusammengefasst eine Checkliste, auf welche Punkte Sie bei der Wahl eines Newsletter-Tools achten sollten. Die meisten Tools bieten Ihnen eine Testversion an – diese sollten Sie unbedingt nutzen, um sich mit dem Look & Feel vertraut zu machen.

  • Bedienbarkeit – Ist das Tool übersichtlich und einfach zu bedienen?
  • Editor – Gibt es einen visuellen Editor oder wird mit HTML-Code gearbeitet?
  • Personalisierung – Sind dynamische Inhalte möglich?
  • E-Mail Typen – Können A/B Split-Tests, RSS-Kampagnen und Follow-Up Mails erstellt werden?
  • Template-Designs – Gibt es vorgefertigte Designs und sind diese auch mobiltauglich? Können Templates beliebig angepasst werden?
  • E-Mail Automation – Können automatische Kampagnen abgebildet werden?
  • Listenverwaltung – Können Kontakte einfach importiert und Segmente erstellt werden?
  • Anmeldeformular – Können vorgefertigte DOI-Anmeldeformulare exportiert werden?
  • Zustellbarkeit – Ist der Versender Mitglied der CSA?
  • Berichte & Analysen – Geht das Reporting über einfache Kennzahlen einzelner Mails hinaus?
  • Bounce-Verwaltung – Werden nicht erreichbare Kontakte automatisch aussortiert?
  • Schnittstellen – Welche Plugins existieren?
  • Support – Wie ist der Support erreichbar?

Die wichtigsten Tools im Vergleichstest

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Maileon

Vorteile:

  • Großer Funktionsumfang
  • Einzelnutzer-Tracking
  • Personalisierung
  • Automation
  • Intelligente Segmentierung
  • Detailliertes Statistikmodul
  • Response-basierte Versandstreckung
  • API-Schnittstelle & Plugins
  • Serverstandort Deutschland
  • Sehr hohe Versand-Performance

Nachteile:

  • Tool und insbesondere Newsletter-Editor sind komplex und benötigen Einarbeitung

Mailingwork

Vorteile:

  • Großer Funktionsumfang
  • Einzelnutzer-Tracking
  • Personalisierung
  • Automation
  • Intelligente Segmentierung
  • Detailliertes Statistikmodul
  • Response-basierte Versandstreckung
  • API-Schnittstelle & Plugins
  • Serverstandort Deutschland

Nachteile:

  • Hochpreisig
  • Versandperformance nur durchschnittlich

Inxmail

Vorteile:

  • Großer Funktionsumfang
  • Einzelnutzer-Tracking
  • Personalisierung
  • Automation
  • Intelligente Segmentierung
  • Detailliertes Statistikmodul
  • API-Schnittstelle & Plugins
  • Serverstandort Deutschland
  • Sehr hohe Versand-Performance

Nachteile:

  • Hochpreisig
  • Keine response-basierte Versandstreckung
  • Software muss auf Computer installiert werden

Newsletter2Go

Vorteile:

  • Großer Funktionsumfang
  • Einzelnutzer-Tracking
  • Personalisierung
  • Intelligente Segmentierung
  • API-Schnittstelle & Plugins
  • Serverstandort Deutschland
  • Sehr hohe Versand-Performance

Nachteile:

  • Automation noch nicht ausgereift
  • Keine response-basierte Versandstreckung

CleverReach

Vorteile:

  • Großer Funktionsumfang
  • Einzelnutzer-Tracking
  • Personalisierung
  • Automation
  • Intelligente Segmentierung
  • API-Schnittstelle & Plugins

Nachteile:

  • Serverstandort Europaweit
  • Versandperformance nur durchschnittlich
  • Keine response-basierte Versandstreckung
  • Statistiken nur für Mailing-basierte Standard-KPIs

Rapidmail

Vorteile:

  • Personalisierung
  • API-Schnittstelle & Plugins
  • Serverstandort Deutschland
  • Sehr ausführlicher Formular-Editor

Nachteile:

  • Eingeschränkte Automation
  • Eingeschränkte Listenverwaltung
  • Sehr langsame Versandperformance
  • Keine response-basierte Versandstreckung

Grundlagen

Vorteile:

  • Personalisierung
  • Automation
  • Intelligente Segmentierung
  • Gutes Statistikmodul
  • API-Schnittstelle & Plugins

Nachteile:

  • Serverstandort Europaweit
  • Versandperformance nur durchschnittlich
  • Keine response-basierte Versandstreckung
  • Mangelhafte Zustellbarkeit

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E-Mail Marketing ist ein umfangreicheres Thema, als es auf den ersten Blick scheint. Wenn Sie also selber nicht genügend Ressourcen zur Verfügung haben, können Sie von unserer Expertise profitieren.